Os documentos para enviar ao contador todo mês incluem:
- recibos contábeis
- documentos fiscais
- extratos bancários
- comprovações de pagamento de funcionários
É preciso que a contabilidade tenha acesso a todas as despesas e receitas da empresa.
Os recibos contábeis são compostos por: comprovação de pagamento de aluguel, condomínio, luz, água, IPTU, telefone, Internet – tudo o que houver de despesas do seu negócio.
Além do extrato da sua conta corrente da Pessoa Jurídica, também é interessante enviar extratos de aplicações financeiras e de cartões corporativos, se houver.
Para cada despesa, pense na necessidade de existir uma comprovação: uso de transporte, limpeza, compras de materiais básicos para uso diário. Esses documentos devem chegar no contador também.
Os recibos fiscais são aquelas documentações que comprovam que a empresa quitou os impostos devidos: mesmo que o contador emita as guias para você, é preciso devolvê-las pagas, com comprovante, para que esteja tudo certo. Também é preciso que ele tenha acesso a todas as notas fiscais emitidas pela empresa – o que pode acontecer dentro do sistema online que você utiliza para esse processo.
E para completar a documentação mensal, nas empresas onde há funcionários é preciso entregar ao contabilista os dados referentes aos pagamentos destes profissionais. É preciso ter assinatura em documentos que comprovam férias, pagamento dos salários, vale transporte e vale refeição, entre outros.